Functie
Meeting & Events coördinator (m/v/x)
Locatie
voco™ Brussels City North
Rapporteren aan
Event Manager
Functiecontext
Ben je er klaar voor om onze uitzonderlijke gastervaringen en ongeëvenaarde service onder de aandacht te brengen? Als Meeting & Events Coördinator is dat precies wat je elke dag gaat doen. Met jouw inzicht en enthousiasme ondersteun je het Sales, Catering & Events Team bij het overtreffen van de omzetdoelstellingen voor het hotel en de vergaderruimtes - avond na avond, dag na dag. Geen dag zal hetzelfde zijn, omdat we voortdurend op zoek zijn naar nieuwe manieren om de lat hoger te leggen.
Onze hotels brengen mensen samen. Je bent een teamspeler die kan jongleren met boekingen, sterke relaties met klanten kan opbouwen en onvergetelijke evenementen en conferenties kan helpen organiseren.
Locatie
Het gloednieuwe voco™ Brussels City North ligt op de innovatiecampus Living Tomorrow en is gemakkelijk bereikbaar via de belangrijkste snelwegen, op slechts 10 minuten rijden van Brussels Airport. De kamers zijn ontworpen met hoogwaardig beddengoed, milieuvriendelijke voorzieningen en een persoonlijke voco™ touch. Vergaderingen, conferenties, bijeenkomsten of feesten? We hebben de perfecte oplossing voor onze gasten, allemaal uitgerust met de nieuwste technologie. Onze bar, restaurant en terras zijn de perfecte plekken om te ontspannen na een drukke dag.
Jouw rol
Commerciële en administratieve ondersteuning bieden aan de Event Manager.
Als Meeting & Events Coordinator ben je verantwoordelijk voor het verhogen van de omzet door commerciële en administratieve ondersteuning te bieden aan de Event Manager. In overleg met de Event Manager help je bij het organiseren van evenementen voor onze externe zakelijke klanten en handel je alle benodigde administratie af. Deze evenementen variëren van het boeken van groepsaccommodaties in het hotel tot het plannen van korte- of langetermijnvergaderingen en evenementen in het conferentiecentrum.
Belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Op basis van de offerteaanvraag overleg je met de klant en stel je (in overleg met de Event Manager) een voorstel op maat van de klant op. Je volgt ook de ingediende voorstellen op.
- Zodra het evenement is bevestigd, regel je alle noodzakelijke administratie intern en voor de klant.
- Je ondersteunt de Event Manager bij alle aspecten van het evenement, zoals programmering, catering (in overleg met het F&B-team), het organiseren van parkeren, vervoer en accommodatie in het hotel.
- Benader en regel sprekers, muzikanten en andere artiesten of speciale gasten.
- Deelnemersregistratie opzetten.
- De communicatie met de klant onderhouden en hun wensen op een gestructureerde manier doorgeven aan het operationeel team om ervoor te zorgen dat aan alle verwachtingen van de klant wordt voldaan.
- Werk samen met Opera Sales & Catering om ervoor te zorgen dat alle informatie up-to-date is.
Deze lijst met taken is niet volledig.
Deze functiebeschrijving is bedoeld om de belangrijkste verantwoordelijkheden en het niveau van het werk te schetsen. Ze is niet bedoeld om alle taken of kwalificaties voor de functie te omvatten.
Wie je bent
- Gastvrijheid: Je handelt met de behoeften en wensen van gasten in gedachten.
- Flexibiliteit: Je kunt je aanpak aanpassen aan verschillende en veranderende omstandigheden.
- Teamwerk/Inclusiviteit: Je kunt effectief samenwerken met anderen om doelen en projecten te bereiken.
- Creativiteit en innovatie: Je denkt buiten de gebaande paden om met nieuwe oplossingen te komen.
- Planning en organisatie: Je blinkt uit in het effectief plannen en organiseren van taken.
- Prestatiemotivatie: Je streeft er actief naar om je eigen prestaties en resultaten te verbeteren.
- Communicatie: Je brengt boodschappen duidelijk over zodat ze worden begrepen.
- Problemen oplossen: Je analyseert complexe problemen en identificeert oplossingen.
- Aandacht voor detail: Je werkt nauwkeurig met aandacht voor details en verbanden.
- Luistervaardigheden: Je haalt de essentie uit gesproken woorden en moedigt anderen aan om hun boodschap te delen.
- Stressbestendigheid: Je blijft efficiënt onder druk, bij tegenslag of in onzekere situaties.
- Nieuwsgierigheid: Je houdt van leren en neemt het initiatief om je kennis te verbreden.
Kwalificaties en vaardigheden
- Je hebt een bachelordiploma, bij voorkeur in Hotelmanagement, Eventmanagement, Marketing of Toerisme & Recreatiemanagement.
- Je spreekt vloeiend Nederlands, Engels en Frans.
- You have sufficient digital skills.
- Kennis van Opera, het PMS-systeem van het hotel, is een pluspunt.
Waarom bij ons werken?
Werken bij ons is meer dan een baan van 9 tot 5 op kantoor. De balans tussen werk en privé staat centraal. Dankzij flexibele werktijden kun je je agenda indelen op een manier die het beste bij jouw leven past. Dit zorgt voor een unieke balans tussen werk en privé die kenmerkend is voor banen in de horeca. De horeca is een unieke sector waar je boeiende mensen van over de hele wereld ontmoet. Je collega's kunnen ook een geweldig ondersteunend systeem zijn, waardoor je de kans krijgt om levenslange connecties op te bouwen.
Hotelwerk opent deuren, en voco™ Brussels City North helpt je op weg. Door middel van training en opleiding kun je blijven groeien en je ontwikkelen. Hard werken in hotels wordt beloond met unieke voordelen, zoals kortingen voor jou, je familie en je vrienden in onze hotels.
Waar je ook vandaan komt, er is een plek voor je in ons hotel. We kijken naar je vaardigheden, ambities en talenten. Je leeftijd, geslacht, seksuele geaardheid, genderidentiteit of -expressie, handicap, etniciteit, nationaliteit of een ander kenmerk hebben geen invloed op de manier waarop we je competenties beoordelen.
Onze kernwaarden zijn gebaseerd op een gepassioneerd team dat hun taken op een bewuste en ethische manier benadert. We verwachten van ons hotelteam prestatiegerichte mensen die hard werken en nuchter zijn.
Nu solliciteren
Ben je enthousiast om ons team te versterken en mee te helpen onvergetelijke evenementen te creëren bij voco™ Brussels City North? We horen graag van je! Stuur je motivatie en CV naar [email protected].
