Contexte de l'emploi

Vous êtes prêt(e) à faire connaître nos expériences exceptionnelles et notre service inégalé ? En tant que coordinateur de réunions et d'événements, c'est exactement ce que vous ferez chaque jour. Grâce à votre perspicacité et à votre enthousiasme, vous aiderez l'équipe des ventes, de la restauration et des événements à dépasser les objectifs de revenus pour l'hôtel et ses espaces de réunion, nuit après nuit, jour après jour. Aucun jour ne se ressemblera, car nous cherchons constamment de nouvelles façons de placer la barre plus haut.
Nos hôtels rassemblent les gens. Vous avez l'esprit d'équipe et savez jongler avec les réservations, nouer de solides relations avec les clients et aider à organiser des événements et des conférences inoubliables.

Localisation

Le tout nouveau voco™ Brussels City North est situé sur le campus d'innovation Living Tomorrow et est facilement accessible via les principales autoroutes, à seulement 10 minutes de route de l'aéroport de Bruxelles. Les chambres sont conçues avec une literie de haute qualité, des équipements écologiques et une touche voco™ personnelle. Réunions, conférences, rassemblements ou célébrations ? Nous avons la solution parfaite pour nos hôtes, toutes équipées de technologies de pointe. Notre bar, notre restaurant et notre terrasse sont les endroits parfaits pour se détendre après une journée bien remplie.

Votre rôle

Fournir un soutien commercial et administratif au responsable de l'événement.
En tant que coordinateur(trice) de réunions et d'événements, vous serez chargé(e) d'accroître les recettes en apportant un soutien commercial et administratif au responsable des événements. En consultation avec le responsable des événements, vous aiderez à organiser des événements pour nos clients externes et vous vous occuperez de toute l'administration nécessaire. Ces événements vont de la réservation d'un hébergement de groupe dans l'hôtel à la planification de réunions et d'événements à court ou à long terme dans le centre de conférence.

Principales responsabilités :

• Sur la base de l'appel d'offres, vous consulterez le client et (en coordination avec le gestionnaire d'événements) rédigerez une proposition adaptée aux besoins du client. Vous assurez également le suivi des propositions soumises.
• Une fois l'événement confirmé, vous vous occuperez de toute l'administration nécessaire en interne et pour le client.
• Vous assisterez le responsable de l'événement dans tous les aspects de l'événement, tels que la programmation, la restauration (en consultation avec l'équipe F&B), l'organisation du stationnement, du transport et de l'hébergement à l'hôtel.
• Approcher et obtenir des conférenciers, des musiciens et d'autres artistes ou invités spéciaux.
• Organiser l'inscription des participants.
• Maintenir la communication avec les clients et transmettre leurs souhaits à l'équipe opérationnelle de manière structurée afin de s'assurer que toutes les attentes des clients sont satisfaites.
• Travailler avec Opera Sales & Catering, en veillant à ce que toutes les informations soient à jour.

Cette liste de tâches n'est pas exhaustive.
La présente description de poste a pour but de présenter les principales responsabilités et le niveau de travail effectué. Elle n'est pas censée englober l'ensemble des tâches ou des qualifications requises pour le poste.

Qui êtes-vous ?

• L'hospitalité : Vous agissez en tenant compte des besoins et des souhaits de vos hôtes.
• Flexibilité : Vous pouvez adapter votre approche à des circonstances différentes et changeantes.
• Travail d'équipe/Inclusivité : Vous pouvez collaborer efficacement avec d'autres personnes pour atteindre des objectifs et réaliser des projets.
• Créativité et innovation : Vous sortez des sentiers battus pour trouver de nouvelles solutions.
• Planification et organisation : Vous excellez dans la planification et l'organisation efficaces des tâches.
• Motivation par la performance : Vous cherchez activement à améliorer vos performances et vos résultats.
• Communication : Vous transmettez clairement les messages pour vous assurer qu'ils sont compris.
• Résolution de problèmes : Vous analysez des questions complexes et identifiez des solutions.
• Le souci du détail : Vous travaillez avec précision en vous concentrant sur les détails et les liens.
• Compétences d'écoute : Vous extrayez l'essence des mots prononcés et encouragez les autres à partager leur message.
• Résistance au stress : Vous restez efficace sous la pression, en cas de revers ou dans des situations incertaines.
• Curiosité : Vous aimez apprendre et prenez l'initiative d'élargir vos connaissances.

Qualifications et compétences

• Vous êtes titulaire d'une licence, de préférence en gestion hôtelière, gestion d'événements, marketing ou gestion du tourisme et des loisirs.
• Vous parlez couramment le néerlandais, l'anglais et le français.
• Vous avez des compétences numériques suffisantes.
• La connaissance d'Opera, le système PMS de l'hôtel, est un atout.